Виртуальная АТС или офисная АТС? В чем отличия, плюсы-минусы и на что ориентироваться при выборе

Виртуальная АТС или офисная АТС? В чем отличия, плюсы-минусы и на что ориентироваться при выборе

Какая АТС вам нужна – виртуальная или классическая офисная? Если вы выбираете инструмент для оптимизации корпоративной телефонии и пока не знаете ответ на этот вопрос – приглашаем обсудить. Разберем особенности, преимущества и недостатки Виртуальных (облачных) телефонных станций и Офисных (аппаратных) АТС. Рассмотрим, какой из вариантов целесообразнее использовать в зависимости от задач и масштабов вашего предприятия.

Сравнивать будем на примере Виртуальной АТС от Цифра-Телеком и Офисных АТС последних моделей с функционалом, соизмеримым нашему продукту. Такой формат сопоставления обеспечит адекватность и предметность оценок по каждому из критериев. А теперь – к фактам, цифрам и анализу.

Что есть что

Офисная АТС последнего поколения – устройства с мощными телекоммуникационными платформами, способные поддерживать цифровые, аналоговые, ISDN линии, каналы H323 и SIP (по отдельности, в различных комбинациях или все сразу – зависит от модели). Бывают аналоговыми и цифровыми. Габариты: есть и громоздкие размером с тумбу, и компактные в мини-формате размером с небольшую книгу.

Виртуальная АТС – облачное программное обеспечение для IP-телефонии, работающее по протоколу SIP. Функционал аналогичен набору опций офисных телефонных станций нового поколения среднего ценового сегмента. Подробный перечень возможностей нашего продукта указан здесь. Физически ПО и оборудование для Виртуальной АТС размещено у оператора связи – искать для него место на своей территории не нужно, но и данные о телефонном трафике также хранятся у оператора, а не у вас. Фактически, вы просто получаете Виртуальную телефонную станцию в аренду. Через Виртуальную АТС можно звонить, используя мобильные или IP телефоны, с помощью гарнитуры и компьютера/ноутбука с предустановленными программами для приема звонков.

Общее

  • В обоих случаях можно использовать номера нескольких операторов и настраивать маршрутизацию вызовов по каждому из них. Подробнее, как использовать телефонный номер от стороннего оператора в Виртуальной АТС от Цифра-Телеком в статье: «Как сохранить номер при подключении Виртуальной АТС от Цифра-Телеком.»
  • Оба варианта АТС позволяют объединять офисы, расположенные в разных городах.

Финансовые затраты

Здесь несколько ключевых моментов. Тарифы на звонки зависят только от оператора, услугами которого вы пользуетесь. Но стоимость внедрения Виртуальных и Офисных АТС разнится. Рассмотрим предстоящие траты на телефонные станции без учета оплаты услуг связи, покупки телефонов и гарнитур для сотрудников – для общения с клиентами оборудование связи придется приобретать в обоих случаях.

Стартовые вложения

Офисная АТС:

  • Траты на само устройство – в диапазоне 20-50 тыс. руб. (рассматриваем только расширяемые; нерасширяемые с 3-мя внешними и 8-ю внутренними линиями можно найти и за 7 тыс. руб.).
  • Траты на покупку устройства бесперебойного питания. Ведь в случае отключения электроэнергии клиенты не смогут Вам дозвониться. Стоимость – от 10 000 рублей.
  • Доставка от магазина – в Москве это стоит около 400 руб., в других городах может обойтись дешевле или дороже, в зависимости от дальности перевозки.
  • Монтаж (установка оборудования, прокладка кабелей для внутреннего подключения) – в районе 1 500 руб. за час работы мастера (для Москвы). В среднем, по данным профильных компаний, процесс занимает 4-5 часов. Получается около 7 000.
  • Настройка оборудования (программирование, тестирование, расшивка портов) – от 2 500 руб. до 10 % от стоимости самой Офисной АТС. В среднем – около 10 тыс. руб. (зависит от региона и сложности конструкции).

Итого для запуска Офисной АТС при грубых подсчетах нужна сумма от 47 000 до 72 000.

Также в будущем вам могут потребоваться модули расширения (стоят 4-5 тыс. руб. в среднем) и перепрограммирование вашей телефонной станции. За каждую из «перепрошивок» нужно будет отдать около 5 % от стоимости Офисной АТС. В некоторых моделях для подключения IP-телефонов нужно приобретать ключи активации, стоимость которых может достигать 90 000 руб. и более.

Виртуальная АТС:

Диапазон цен базовых пакетов Цифра-Телеком – от 300 до 2 500 руб. в месяц. Дополнительные функции можно подключать по мере необходимости. То есть вы платите только за фактически используемый функционал. Вы не тратитесь на дорогостоящее оборудование, его установку и техподдержку. Виртуальная АТС позволяет обойтись и без реального офиса, сэкономив на аренде помещения.

Обращаем ваше внимание: каждый проект и для Виртуальной АТС, и для Офисной АТС нужно просчитывать и сравнивать индивидуально, мы привели усредненные цифры для общего понимания.

Важно

За саму Офисную АТС вы платите единожды и навсегда. В случае расширения функционала, масштабирования или поломок и на устройство, и на его комплектацию также нужно будет тратиться, но не на постоянной основе. А при использовании Виртуальной АТС платежи за используемый пакет услуг нужно делать ежемесячно, хоть они и в десятки раз меньше цены офисной телефонной станции.

Вывод: первые 2-3 года после внедрения АТС выгоднее будет облачное решение, особенно на стадии становления бизнеса, ведь платить нужно только за используемые опции. Но спустя пару лет потраченный на эти цели объем средств так или иначе сравняется с суммой, которую вы израсходовали на покупку современной Офисной АТС, а затем и превысит ее. Точный срок зависит от стоимости сравниваемых пакетов услуг для Виртуальной АТС и моделей Офисной АТС.

Запуск

Для настройки, запуска и поддержания работы Офисной АТС нужны профильные технические знания. Она программируется по техническому заданию, и если вы захотите перестроить логику обработки вызовов, нужно или нанимать приходящих специалистов, или держать их в штате команды (как вариант, отправить сисадмина на соответствующие курсы).

На запуск аппаратных офисных АТС уходит от нескольких часов до 7-14 дней, в зависимости от функционала и требуемого количества абонентов. В некоторых новых моделях можно получить доступ к настройке через web-интерфейс и попробовать сделать это самостоятельно. Но в большинстве случаев понадобится сначала получить ключ на программирование в техцентре производителя. И для грамотных изменений, которые не нанесут урон системе и не приведут к утечке информации, нужны профильные знания.

Виртуальная АТС от Цифра-Телеком заработает в день обращения, как и самые простые в установке офисные аналоги последних моделей.

Обслуживание

Офисная АТС

При использовании аналоговых линий потребуется отдельная кабельная сеть. Если устройство совместимо с IP телефонами – достаточно будет линии Интернет-соединения. Но на шлюзы и сервер потратиться все равно придется. В случае выхода из строя любой детали бизнес встанет – необходимо заблаговременно закупить запасные модули и расходные материалы. Ведь на заказ и доставку нужных элементов может уйти до 90 дней. Будут ли столько ждать ваши клиенты? А конкуренты? Нужно или покупать/арендовать запасную Офисную АТС, или ждать. Справедливости ради отметим: при покупке качественной системы от проверенного производителя вероятность скорых поломок невелика.

Следует также учесть, что приобретая офисную АТС, Вы получаете устройство с ограниченным функционалом. В случае возникновения потребности каким-то образом расширить или изменить имеющийся набор функций, необходимо будет либо доплачивать за модули расширения и последующую настройку станции, либо, если «апгрейд» невозможен, покупать новую АТС.

Еще важный момент: «срок годности» аппаратных моделей Офисных АТС на рынке – 5-7 лет. После этого они, как правило, снимаются с производства, так как выходят более совершенные аналоги. В результате найти платы расширения и запасные детали становится все сложнее. Что неизбежно ведет к необходимости покупать новую Офисную АТС и настраивать ее с нуля.

Виртуальная АТС

В случае подключения Виртуальной АТС покупать какое-либо дополнительное оборудование не нужно. За бесперебойную работу всех телефонных сервисов отвечает оператор, поскольку оборудование находится на его стороне.

Настройкой и обслуживанием системы занимаются наши специалисты, техподдержка работает круглосуточно, консультации по подключению ежедневно с 10.00 до 18.00 по Москве – если у вас возникнут вопросы по настройке системы или ее эксплуатации, мы оперативно поможем их решить.

Отчетность

Статистика по звонкам в Виртуальной АТС доступна вам в любое время в личном кабинете. Чтобы выгрузить те же данные из офисной телефонной станции, придется обращаться к специалисту.

Комплексное обслуживание

С Виртуальной АТС вы получаете пакет услуг, включающий, кроме самой системы, номера и услуги связи. Пользуясь аппаратной телефонной станцией, оборудование, номера и договор на связь нужно покупать отдельно. Хотя есть компании, предлагающие комплексный подход (Офисная АТС + услуги связи + настройка).

Вывод: в обслуживании и настройке проще Виртуальная АТС.

Расширение функционала, масштабируемость

Выбрав аппаратную офисную АТС, вопрос масштабирования решаем двумя путями:

  • Переплатить на перспективу, купив систему с емкостью на 30-40 % больше актуальной для вас на сегодня. Часть функций и увеличенное количество линий более совершенной модели могут никогда не пригодиться.
  • Остановиться на расширяемой модели, чтобы масштабировать ее по мере необходимости. Для совершенствования функционала придется докупать модули расширения, цена которых может достигать стоимости имеющейся Офисной АТС.

Современные модели могут обслуживать компании с количеством сотрудников до нескольких тысяч человек.

Виртуальная АТС от Цифра-Телеком рассчитана на неограниченное количество сотрудников. Причем, в ней пользователю сразу доступны множество базовых опций, при использовании которых возможно адаптировать Виртуальную АТС под логику обработки вызовов любой сложности.

При возникновении необходимости расширить уже имеющийся набор функций Виртуальной АТС и, в особенности, если такое расширение систематически запрашивается абонентами, оператор дорабатывает программное обеспечение под нужды пользователей. Процесс доработки занимает некоторое время, однако на выходе Вы получаете систему с дополнительными функциями. Таким образом, при использовании Виртуальной АТС для Вас не существует неразрешимых задач по части телефонии. Все, что Вам нужно – это просто обратиться к оператору и обозначить суть проблемы.

Возможности интеграции

За интеграцию Офисной АТС с внешними системами, например CRM, нужно платить сертифицированным представителям, ждать выполнения работ. Кроме того, такое расширение возможно не во всех моделях.

С Виртуальной АТС то же самое можно сделать самостоятельно через личный кабинет. У нас вы найдете пошаговые инструкции для интеграции с популярными CRM-системами, например, с Битрикс24 и VTiger. Это быстро, не сложно и открывает большие возможности в управлении бизнесом.

Тем не менее, Офисную АТС можно интегрировать с другими дополнительными программами. Виртуальные АТС, в зависимости от разработчика, могут уступать офисным аналогам по функционалу.

Стабильность при форс-мажорах с электричеством

Виртуальная АТС

В Цифра-Телеком можно подключить Мобильную АТС или воспользоваться переадресацией вызовов на мобильные телефоны. Для работы переадресации и Мобильной АТС не требуется доступ к сети Интернет – достаточно наличия сотовой связи и корпоративного договора на услуги этой сотовой связи. Мобильная. Вы сможете принимать звонки по корпоративному номеру вне офиса, в том числе и когда в здании, где он находится, отключили свет. Ведь все оборудование расположено у оператора – о резервных каналах питания и связи заботится он. А вероятность, что свет отсутствует и у него, ничтожно мала.

Офисная АТС

Мобильная интеграция также доступна – на смартфоны сотрудников можно установить софтфоны, подключив их как внутренних абонентов станции с помощью встроенного или отдельно приобретенного GSM-шлюза. Но офис, работающий с аппаратной Офисной АТС, при исчезновении электричества все равно будет вынужден приостановить работу. Это проблема решается переносом оборудования в дата-центры или установкой источников бесперебойного питания.

Плюсы и минусы Офисной АТС

Плюсы:

  • Есть возможность индивидуальной мультифункциональной настройки. Важно для компаний, потребности которых ограниченный функционал Виртуальной АТС полностью удовлетворить не может. Например, для организаций с часто изменяющейся логикой внутреннего и внешнего взаимодействия, нетиповым регламентом коммуникации с сотрудниками и клиентами.
  • Устройство находится под вашим полным контролем. Важно для организаций со строгой политикой безопасности данных.

Минусы:

  • Дороговизна оборудования.
  • Длительные подготовительные работы (монтаж, настройка).
  • Необходимость обслуживания (программирование, ремонт, наличие запасных деталей, наем обученного профессионала).
  • Интеграция с внешними системами не всегда возможна.
  • Не работают без электричества.

Плюсы и минусы Виртуальной АТС

Плюсы:

  • Простота эксплуатации, настройки и корректировки функционала.
  • Большие возможности интеграции с внешними системами, в том числе CRM.
  • Заработает в день обращения.
  • Для обслуживания не нужно нанимать специалистов.
  • Оборудование для работы системы покупать и устанавливать не нужно.
  • Функционал легко подстраивается под ваши текущие нужды.
  • Система не занимает место в офисе или на ваших серверах.
  • Не нужно беспокоиться о работоспособности Виртуальной АТС – о размещении и бесперебойном питании заботится оператор.
  • Можно использовать не только как основной инструмент телефонизации, но и как дополнение к существующей системе, в том числе и Офисной АТС.

Минусы:

  • Ограниченные возможности масштабирования.
  • Данные о телефонном трафике хранятся у оператора, а не в вашей компании (несмотря на защищенные каналы связи, использующиеся в Виртуальной АТС, для части компаний этот момент может оказаться критическим).

Подведем итог

Решая, выбрать вам Виртуальную или аппаратную Офисную АТС, нужно определиться:

  • с необходимыми масштабами и функционалом системы;
  • с вашим бюджетом;
  • со сроками, в которые система должна заработать;
  • с перспективами вашей организации.

С Виртуальной АТС выгоднее работать небольшим, средним компаниями, стартапам, а также учреждениям со стандартными алгоритмами организации корпоративной телефонии.

Большим корпорациям и фирмам с особыми требованиями к конфиденциальности и функционалу целесообразнее использовать Офисную АТС. Для малого и среднего бизнеса этот вариант может оказаться нерентабельным. Но решение для каждого отдельного случая нужно принимать индивидуально, ведь выбор обуславливается объемом задач, особенностями/возможностями компании, имеющимся оборудованием и средой, по которой будет передаваться сигнал.

Подходите к выбору инструментов для телефонизации бизнеса рационально, оценивая все «за» и «против». Какой бы формат вы ни выбрали – аппаратный или «облачный» - вы всегда можете обратиться к нашим специалистам за помощью в расширении имеющейся или планируемой системы с минимумом затрат.

Обращайтесь – проконсультируем не только по поводу Виртуальной АТС, но и по вопросам об офисных телефонных станциях независимо от их комплектации и производителя. Ознакомиться с несколькими готовыми решениями для разных моделей Офисных АТС можно в таблице, приведенной в одной из наших статей: "Расширение функционала офисной АТС без дооборудования с минимальными затратами".

Подскажем варианты оптимизации рабочего процесса, отвечающие стоящим перед вами задачам. Без переоборудования офиса и лишних расходов.

Дата публиуации

08.10.2018

Рейтинг

(Голосов: 4, Рейтинг: 3.66)