Мини АТС или виртуальная АТС для бизнес-телефонии. Как выбрать.

Виртуальная АТС или офисная АТС?

В чем отличия, плюсы-минусы и на что ориентироваться при выборе

08.10.2019
вАТС или офисная АТС

Какая АТС вам нужна – виртуальная или классическая офисная? Если вы выбираете инструмент для оптимизации корпоративной телефонии и пока не знаете ответ на этот вопрос – приглашаем обсудить. Разберем особенности, преимущества и недостатки Виртуальных (облачных) телефонных станций и Офисных (аппаратных) АТС. Рассмотрим, какой из вариантов целесообразнее использовать в зависимости от задач и масштабов вашего предприятия.

Сравнивать будем на примере вАТС от Цифра-Телеком и офисных АТС последних моделей с функционалом, соизмеримым нашему продукту. Такой формат сопоставления обеспечит адекватность и предметность оценок по каждому из критериев. А теперь – к фактам, цифрам и анализу.

Что есть что

Офисные АТС последнего поколения - устройства с мощными телекоммуникационными платформами, способные поддерживать цифровые, аналоговые, ISDN линии, каналы H323 и SIP (по отдельности, в различных комбинациях или все сразу – зависит от модели). Бывают аналоговыми и цифровыми. Габариты: есть и громоздкие размером с тумбу, и компактные в мини-формате размером с небольшую книгу.

Виртуальная АТС (вАТС) - облачное программное обеспечение для IP-телефонии, работающее по протоколу SIP. Функционал аналогичен набору опций офисных телефонных станций нового поколения среднего ценового сегмента. Перечень основных возможностей нашей вАТС можно найти здесь. Физически ПО и оборудование для виртуальной АТС размещено у оператора связи – искать для него место на своей территории не нужно, но и данные о телефонном трафике также хранятся у оператора, а не у вас. Фактически, вы просто получаете облачную телефонную станцию в аренду. Через виртуальную АТС можно звонить, используя мобильные или IP телефоны, с помощью гарнитуры и компьютера/ноутбука с предустановленными программами (софтфонами) для приема звонков.

Общее

Финансовые затраты

Здесь несколько ключевых моментов. Тарифы на звонки зависят только от оператора телефонии, услугами которого вы пользуетесь. Но стоимость внедрения виртуальных и офисных АТС разнится. Рассмотрим предстоящие траты на телефонные станции без учета оплаты услуг связи, покупки sip-телефонов или гарнитур для сотрудников – для общения с клиентами оборудование связи придется приобретать в обоих случаях.

Стартовые вложения

  Все указанные цены являются приблизительными. Стоимость услуг и оборудования может меняться.

Офисная АТС:

  • Траты на само устройство – в диапазоне 20-50 тыс. руб. (рассматриваем только расширяемые; нерасширяемые с 3-мя внешними и 8-ю внутренними линиями можно найти и за 7 тыс. руб.).
  • Траты на покупку устройства бесперебойного питания. Ведь в случае отключения электроэнергии клиенты не смогут Вам дозвониться. Стоимость – от 10 000 рублей.
  • Доставка от магазина – в Москве это стоит около 400 руб., в других городах может обойтись дешевле или дороже, в зависимости от дальности перевозки.
  • Монтаж (установка оборудования, прокладка кабелей для внутреннего подключения) – в районе 1 500 руб. за час работы мастера (для Москвы). В среднем, по данным профильных компаний, процесс занимает 4-5 часов. Получается около 7 000.
  • Настройка оборудования (программирование, тестирование, расшивка портов) – от 2 500 руб. до 10 % от стоимости самой офисной АТС. В среднем – около 10 тыс. руб. (зависит от региона и сложности конструкции).

Итого для запуска офисной АТС при грубых подсчетах нужна сумма от 47 000 до 72 000.

Также в будущем вам могут потребоваться модули расширения (стоят 4-5 тыс. руб. в среднем) и перепрограммирование вашей телефонной станции. За каждую из «перепрошивок» нужно будет отдать около 5 % от стоимости офисной АТС. В некоторых моделях для подключения IP-телефонов нужно приобретать ключи активации, стоимость которых может достигать 90 000 руб. и более.

Виртуальная АТС:

Стартовая стоимость подключения вАТС составляет 50 руб. Дополнительные функции можно подключать по мере необходимости. То есть вы платите только за фактически используемый функционал. Вы не тратитесь на дорогостоящее оборудование, его установку и техподдержку. Поскольку нет необходимости в размещении оборудования облачная АТС позволяет обойтись и без реального офиса, сэкономив на аренде помещения. Сотрудники могут работать удаленно в любом месте, где есть доступ к сети Интернет. Подробнее о том, как организовать удаленную работу сотрудников можно узнать здесь.

Обращаем ваше внимание: каждый проект и для виртуальной АТС, и для офисной АТС нужно просчитывать и сравнивать индивидуально, мы привели усредненные цифры для общего понимания.

Важно: За саму офисную АТС вы платите единожды и навсегда. В случае расширения функционала, масштабирования или поломок и на устройство, и на его комплектацию также нужно будет тратиться, но не на постоянной основе. А при использовании виртуальной АТС платежи за используемый пакет услуг нужно делать ежемесячно, хоть они и в десятки раз меньше цены офисной телефонной станции.

Вывод: первые 2-3 года после внедрения выгоднее будет облачное решение, особенно на стадии становления бизнеса, ведь платить нужно только за используемые опции. Но спустя пару лет потраченный на эти цели объем средств так или иначе сравняется с суммой, которую вы израсходовали на покупку современной офисной АТС, а затем и превысит ее. Точный срок зависит от стоимости сравниваемых пакетов услуг для виртуальной АТС и моделей офисной АТС.

Запуск

Для настройки, запуска и поддержания работы офисной АТС нужны профильные технические знания. Она программируется по техническому заданию, и если вы захотите перестроить логику обработки вызовов, нужно или нанимать приходящих специалистов, или держать их в штате команды (как вариант, отправить сисадмина на соответствующие курсы).

На запуск аппаратных офисных АТС уходит от нескольких часов до 7-14 дней, в зависимости от функционала и требуемого количества внутренних номеров. В некоторых новых моделях можно получить доступ к настройке через web-интерфейс и попробовать сделать это самостоятельно. Но в большинстве случаев понадобится сначала получить ключ на программирование в техцентре производителя. И для грамотных изменений, которые не нанесут урон системе и не приведут к утечке информации, нужны профильные знания.

Виртуальная АТС заработает в день регистрации на сайте сервиса, как и самые простые в установке офисные аналоги последних моделей.

Обслуживание

Офисная АТС

При использовании аналоговых линий потребуется отдельная кабельная сеть. Если устройство совместимо с IP телефонами, достаточно будет линии Интернет-соединения. Но на voip-шлюзы и сервер потратиться все равно придется. В случае выхода из строя любой детали бизнес встанет. Необходимо заблаговременно купить запасные модули и расходные материалы. Ведь на заказ и доставку нужных элементов может уйти до 90 дней. Будут ли столько ждать ваши клиенты? А конкуренты? Нужно или покупать/арендовать запасную телефонную станцию, или ждать. Справедливости ради отметим: при покупке качественной системы от проверенного производителя вероятность скорых поломок невелика.

Следует также учесть, что приобретая офисную АТС, вы получаете устройство с ограниченным функционалом. В случае возникновения потребности каким-то образом расширить или изменить имеющийся набор функций, необходимо будет либо доплачивать за модули расширения и последующую настройку станции, либо, если «апгрейд» невозможен, покупать новую АТС.

Еще важный момент: «срок годности» аппаратных моделей офисных АТС на рынке – 5-7 лет. После этого они, как правило, снимаются с производства, так как выходят более совершенные аналоги. В результате найти платы расширения и запасные детали становится все сложнее. Это неизбежно ведет к необходимости покупать новую станцию и настраивать ее с нуля.

Виртуальная АТС

В случае подключения облачной АТС покупать какое-либо дополнительное оборудование не нужно. За бесперебойную работу всех телефонных сервисов отвечает провайдер, поскольку оборудование находится на его стороне.

Настройкой и поддержкой системы занимаются специалисты провайдера, стоимость обслуживания вашей вАТС включена в ежемесячную абонентскую плату.

Отчетность

При использовании виртуальной АТС статистика по звонкам доступна вам в любое время в личном кабинете. Чтобы выгрузить те же данные из офисной телефонной станции, придется обращаться к специалисту.

Комплексное обслуживание

С виртуальной АТС вы получаете пакет услуг, включающий, кроме самой системы, виртуальные номера и услуги телефонной связи. Пользуясь аппаратной станцией, оборудование, телефонные номера нужно покупать отдельно. Хотя есть компании, предлагающие комплексный подход (офисная АТС + услуги связи + настройка).

Вывод: в обслуживании и настройке проще облачная АТС.

Расширение функционала, масштабируемость

Офисная АТС

Вопрос масштабирования решаем двумя путями:

  • Переплатить на перспективу, купив систему с емкостью на 30-40 % больше актуальной для вас на сегодня. Часть функций и увеличенное количество линий более совершенной модели могут никогда не пригодиться.
  • Остановиться на расширяемой модели, чтобы масштабировать ее по мере необходимости. Для совершенствования функционала придется докупать модули расширения, цена которых может достигать стоимости имеющейся АТС.

Виртуальная АТС

Облачное решение рассчитано на неограниченное количество сотрудников. Причем, пользователю сразу доступны множество базовых опций, при использовании которых возможно адаптировать виртуальную АТС под логику обработки вызовов любой сложности.

При возникновении необходимости расширить уже имеющийся набор функций и, в особенности, если такое расширение систематически запрашивается абонентами, разработчик вАТС дорабатывает программное обеспечение под нужды пользователей. Процесс доработки занимает некоторое время, однако на выходе вы получаете систему с дополнительными функциями. Таким образом, при использовании виртуальной АТС для вас не существует неразрешимых задач по части телефонии.

Возможности интеграции

За интеграцию офисной АТС с внешними системами, например CRM, нужно платить сертифицированным представителям, ждать выполнения работ. Кроме того, такое расширение возможно не во всех моделях.

С виртуальной АТС то же самое можно сделать самостоятельно через личный кабинет. У нас вы найдете пошаговые инструкции для интеграции с популярными CRM-системами, например, с Битрикс24 и VTiger. Это быстро, не сложно и открывает большие возможности в управлении бизнесом.

Тем не менее, офисную АТС можно интегрировать с другими дополнительными программами. Виртуальные АТС, в зависимости от разработчика, могут уступать офисным аналогам по функционалу.

Стабильность при форс-мажорах с электричеством

Офисная АТС:

Доступна мобильная интеграция. На смартфоны сотрудников можно установить софтфоны, подключив их как внутренних абонентов станции с помощью встроенного или отдельно приобретенного GSM-шлюза. Но офис, работающий с аппаратной АТС, при исчезновении электричества все равно будет вынужден приостановить работу. Это проблема решается переносом оборудования в дата-центры или установкой источников бесперебойного питания.

Виртуальная АТС:

Облачная АТС позволяет воспользоваться переадресацией вызовов на мобильные телефоны. Для работы переадресации не требуется доступ к сети Интернет – достаточно наличия сотовой связи. Ведь все оборудование расположено у оператора – о резервных каналах питания и связи заботится он. А вероятность, что свет отсутствует и у него, ничтожно мала.

Плюсы и минусы офисной АТС

Плюсы
  • Есть возможность индивидуальной мультифункциональной настройки. Важно для компаний, потребности которых ограниченный функционал Виртуальной АТС полностью удовлетворить не может. Например, для организаций с часто изменяющейся логикой внутреннего и внешнего взаимодействия, нетиповым регламентом коммуникации с сотрудниками и клиентами.
  • Устройство находится под вашим полным контролем. Важно для организаций со строгой политикой безопасности данных.
Минусы
  • Дороговизна оборудования
  • Длительные подготовительные работы (монтаж, настройка)
  • Необходимость обслуживания (программирование, ремонт, наличие запасных деталей, наем обученного профессионала)
  • Интеграция с внешними системами не всегда возможна
  • Не работают без электричества

Плюсы и минусы виртуальной АТС

Плюсы
  • Простота эксплуатации, настройки и корректировки функционала
  • Большие возможности интеграции с внешними системами, в том числе CRM
  • Заработает в день обращения
  • Для обслуживания не нужно нанимать специалистов
  • Оборудование для работы системы покупать и устанавливать не нужно
  • Функционал легко подстраивается под ваши текущие нужды
  • Система не занимает место в офисе или на ваших серверах
  • Не нужно беспокоиться о работоспособности облачной АТС – о размещении и бесперебойном питании заботится оператор
  • Можно использовать не только как основной инструмент телефонии, но и как дополнение к существующей системе, в том числе и офисной АТС
Минусы
  • Ограниченные возможности масштабирования
  • Данные о телефонном трафике хранятся у провайдера, а не в вашей компании (несмотря на защищенные каналы связи, использующиеся в виртуальной АТС, для части компаний этот момент может оказаться критическим)

Подведем итог

Для того, чтобы выбрать между офисной и виртуальной АТС необходимо определиться:

  • с необходимыми масштабами и функционалом телефонной станции;
  • с бюджетом;
  • со сроками запуска станции;
  • с перспективами роста организации.

С облачной АТС выгоднее работать небольшим, средним компаниями, стартапам, а также предприятиям со стандартными алгоритмами организации корпоративной телефонии.

Большим корпорациям и компаниям с особыми требованиями к конфиденциальности и функционалу целесообразнее использовать свою офисную АТС. Для малого и среднего бизнеса этот вариант может оказаться нерентабельным.

Решение для каждого отдельного случая нужно принимать индивидуально, ведь выбор обуславливается объемом задач, особенностями/возможностями компании, имеющимся оборудованием и средой, по которой будет передаваться сигнал.

Напишите нам, если у вас есть вопросы о виртуальной АТС, офисной АТС или нужна помощь в расширении возможностей вашей офисной станции с минимальными затратами.

ЦифраТелеком

reorder